LOTUS NOTES 8.5 là một hệ phần mềm khách/chủ (client/server) cho phép triển khai các ứng dụng qua mạng như: thư điện tử, lịch làm việc, gửi nhận văn bản, xử lý công văn…

Hệ thống gồm 2 phần:

· Phần mềm trên máy chủ:

Lotus Domino Server: Phần mềm chính cung cấp các dịch vụ trên mạng, cho phép các máy trạm đăng nhập và sử dụng các dịch vụ qua mạng.

· Phần mềm trên máy trạm:

Lotus Notes: Nơi thực thi các ứng dụng qua mạng như gửi nhận mail, sử dụng các phần mềm mà máy chủ cung cấp.

Domino Designer: Phần mềm thiết kế, lập trình chỉnh sửa và tạo mới các ứng dụng.

Domino Admin: Phần mềm quản trị, cho phép tạo ra các tài khoản người dùng, quản lý người dùng, quản lý nhóm…

Trong phạm vi giáo trình này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách sử dụng các ứng dụng Notes ở máy trạm: Thư điện tử, xử lý công văn và một số ứng dụng khác.

1.2 Các thao tác chuẩn bị

Trước khi cài đặt và sử dụng hệ thống Lotus Notes, ta cần kiểm tra một số vấn đề sau:

Để kết nối được vào mạng nội bộ, mỗi máy tính cần có 1 địa chỉ là một dãy số gọi là địa chỉ IP. Địa chỉ IP của mỗi máy tính cấp xã là do quản trị mạng đặt (theo quy ước) và IP của máy tính trong văn phòng Huyện là do máy chủ cấp. Vì thế ta cần xem địa chỉ IP của máy đã có chưa. Ta thực hiện như sau:

Vào Start, mở hộp thoại RUN

Gõ CMD, OK

Trong giao diện tiếp theo, gõ lệnh ipconfig và bấm Enter để xem địa chỉ IP của máy.

Nếu là máy cấp xã mới cài Windows lại, bị mất IP, ta có thể đặt lại IP như sau:

Mở Control Panel\All Control Panel Items\Network and Sharing Center

Bấm vào Change adapter settings.

Giao diện tiếp theo, bấm chuột phải vào Card mạng đang dùng và chọn Properties

Tiếp theo, bấm vào mục TCP/IPv4 và bấm properties

Giao diện tiếp theo ta sẽ đặt lại IP của xã theo như quy ước do quản trị mạng của huyện cung cấp.

1.2.2 Kiểm tra thông mạng

Sau khi máy tính đã có địa chỉ IP, ta cần kiểm tra xem đã thông mạng với máy chủ trên huyện chưa. Ta thực hiện như sau:

Mở hộp thoại RUN như trên, gõ CMD, bấm OK:

Giao diện tiếp theo hiện ra, gõ lệnh PING <địa chỉ IP máy chủ huyện>.

Ví dụ: PING 192.168.1.1

Nếu thông mạng thì sẽ có các thông báo tiếp theo như hình dưới:

Nếu chưa thông mạng thì sẽ nhận được những thông báo sau:

1.2.3 Tạo File hosts

Để đăng nhập vào hệ thống mạng Lotus Notes, ta cần tạo file hosts như sau:

Mở file hosts ở đường dẫn: C:\Windows\System32\drivers\etc

Xóa hết văn bản trong file và gõ vào địa chỉ IP của máy chủ trên huyện, tab ra một đoạn sau đó gõ tên máy chủ huyện. Hình dưới là IP và tên máy chủ huyện ủy Hoài ân. Liên hệ với cán bộ quản trị mạng ở huyện để biết IP và tên máy chủ.

1.3 Cài đặt Lotus Notes Client 8.5

Chạy file setup.exe.

Màn hình Welcome xuất hiện Nhấn Next để tiến hành cài đặt

- Màn hình thông báo bản quyền của của Lotus Notes client

Chọn I accept the terms in the license agreement

Màn hình lựa chọn đường dẫn cài đặt xuất hiện. Nhấn nút Change. Lựa chọn đường dẫn đặt thư mục cài đặt. Nhấn Next để tiếp tục

Màn hình yêu cầu các đặc tính cần cài đặt trên notes client xuất hiện. Mặc định cài đặt Notes Client và Sametime. Nhấn Next để tiếp tục

Màn hình Ready to Install the Program xuất hiện. Nhấn Install để bắt đầu cài đặt

Màn hình thông báo quá trình cài đặt xuất hiện

Kết thúc quá trình cài đặt. Xuất hiện màn hình thông báo quá trình cài đặt hoàn tất

Bấm nút Finish để hoàn thành cài đặt.

1.4 Đăng nhập vào hệ thống Lotus Notes client

- Vào Programs\Lotus Applications\LotusNotes 8.5 hoặc nhấn vào biểu tượng

trên màn hình

- Màn hình Welcome xuất hiện. Nhấn Next để tiếp tục

Màn hình yêu cầu nhập thông tin người dùng xuất hiện

Your name: tên người sử dụng (không nhất thiết cần trùng với tên của notes)

Domino server: tên máy chủ, nhập địa chỉ IP của máy.

Lựa chọn I want to connect to a Domino server

Nhấn Next để tiếp tục

- Tại nàn hình yêu cầu chỉ đường dẫn tới file ID của người dùng. Nhấn nút Browse để chỉ đến file id

Lựa chọn file id tại D:\User.id. Nhấn Next để tiếp tục

Màn hình yêu cầu nhập mật khẩu truy cập của người dùng. Nhập mật khẩu nhấn nút Log In

Nhấn nút Finish để kết thúc

Khi khởi động lên lần đầu tiên, giao diện Lotus Notes Client sẽ như hình dưới.

Các thao tác đầu tiên

Khi chương trình Notes Client khởi động lên, giao diện đầu tiên sẽ xuất hiện như sau:

Để mở màn hình làm việc chính, ta click vào nút Open, chọn Applications/Workspace. Để chọn trang làm việc chính được mặc định mở ra mỗi khi khởi động Notes, ta click chuột phải vào Workspace và chọn Set Bookmark as Home page.

Màn hình làm việc chính (Workspace) sẽ xuất hiện như hình dưới đây.

Lưu ý: Khi chạy các ứng dụng (ví dụ như mail) lần đầu tiên, chương trình sẽ hỏi ta một số thông tin về bảo mật, ta sẽ xác nhận bằng cách chọn mục cuối cùng: Start trusting the signer to execute this action. Bấm OK để tiếp tục.

1.5 Gỡ chương trình Notes 8.5

Trong quá trình sử dụng, nếu phần mềm Notes bị lỗi, ta có thể gỡ ra khỏi hệ thống rồi sau đó cài lại. Để gỡ phần mềm Notes 8.5, ta thực hiện các bước như sau:

Mở Control Panel, chọn Add or Remove Programs (trong Windows 7 là Programs and Features).

Trong danh sách các phần mềm đã cài lên hệ điều hành hiện ra, bấm chuột phải vào mục Lotus Notes 8.5.2 và chọn Uninstall để tiến hành gỡ.

Nếu có yêu cầu xác nhận, ta bấm Yes.

Tiếp theo là trạng thái gỡ cài đặt như hình dưới.

Sau khi tiến trình gỡ cài đặt chạy xong, ta vào thư mục gốc khi cài đặt Notes (D:\Lotus\Notes) xóa tất cả dữ liệu trong đó.

2 CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ

2.1 Giới thiệu về thư điện tử

Thư điện tử (electronic mail, viết tắt là email hay e-mail) là một phương thức trao đổi các thông điệp điện tử từ một nơi gửi tới một hay nhiều nơi nhận, thông qua mạng các máy tính.

· Mô hình trao đổi thư điện tử

Mô hình trao đổi thư điện tử đơn giản sau đây mô tả cách thức và đường đi của thư giữa hai hệ thống thư điện tử.

- Người sử dụng (UA) thông qua chương trình gửi/nhận thư hoặc trình duyệt web đã cài đặt trên máy, có thể gửi/nhận thư. Thư gửi được gửi đến máy chủ thư điện tử, qua hệ thống mạng Internet (hoặc Intranet) thư được gửi tới máy chủ thư của người nhận.

- Máy chủ thư điện tử nơi nhận sẽ chuyển thư của người gửi đến hộp thư của người nhận. Cũng thông qua chương trình gửi/nhận thư hoặc trình duyệt web đã được cài đặt trên máy, người nhận sẽ nhận thư gửi đến.

Thuật ngữ, các từ viết tắt

Các thuật ngữ
Lịch	Ứng dụng được sử dụng với mục đích đặt lịch biểu, bao gồm: lịch cơ quan, lịch các nhân, lịch sử dụng các tài nguyên văn phòng.
Lịch cuộc hẹn	Chức năng đặt lịch cho một cuộc hẹn của cá nhân, tổ chức
Lịch họp	Chức năng đặt lịch cho một cuộc họp, bao gồm những người được mời tham dự cuộc họp, địa điểm, các tài nguyên được yêu cầu cho cuộc họp.
Giao việc	Ứng dụng được sử dụng với mục đích gán công việc cho một người hay một đơn vị, bao gồm khoảng thời gian để hoàn thành, yêu cầu công việc.
Chế độ ngoài văn phòng	Tuỳ chọn để thiết lập chế độ tự đồng trả lời một thư đến khi người sử dụng không có mặt tại văn phòng.
Thư đến	Thư điện tử được gửi đến từ một địa chỉ hòm thư điện tử của một người khác.
Thư nháp	Thư được người sử dụng soạn thảo nhưng chưa được gửi, đang lưu tạm để lần sau chỉnh sửa lại.
Thư rác	Thư được gửi từ một địa chỉ được xem là không mong muốn, hoặc thư đã được người dùng xoá bỏ từ hòm thư nhưng vẫn đang được lưu tạm thời trong thùng rác.
Thư mẫu	Các mẫu thư đã được tạo sẳn theo một khuôn mẫu, và người sử dụng có thể tạo thư để gửi qua mẫu này.
Luật	Người sử dụng có thể thiết lập các bộ lọc thư để tự động điều hướng cho thư được gửi đến từ những địa chỉ nào sẽ được vào các thư mục nào, hoặc thiết lập chế độ chặn thư từ địa chỉ của những người không mong muốn ...

2.2 Hướng dẫn sử dụng thư điện tử trên Lotus Notes Client 8.5

2.2.1 Mở hộp thư:

Tại màn hình làm việc, click vào biểu tượng hộp thư để mở giao diện hộp thư điện tử Lotus Notes.

2.2.2 Tạo thư mới

Click vào biểu tượng hộp thư trên màn hình làm việc của Lotus Notes, giao diện xuất hiện như hình dưới, ta bấm vào nút “Tạo thư mới”:

Màn hình sau xuất hiện cho phép người dùng thực hiện soạn thư, nhập những thông tin cần thiết cho việc gửi thư:

· Đến: điền địa chỉ người nhận, có thể điền địa chỉ theo tên người nhận, địa chỉ email, có thể gửi đồng thời tới nhiều người bằng việc nhập địa chỉ của những người muốn gừi thư tới cách nhau dấu phẩy (,). Người gửi có thể gửi thư tới nhóm người dùng thông qua việc lựa chọn sổ địa chỉ tương ứng để gửi.

· Cc: Nhập địa chỉ của người nhận với ý để biết, để tham khảo.

· Bcc: Nhập địa chỉ của người nhận với ý để biết nhưng không muốn những người nhận khác biết việc gửi cho những người này.

· Chủ đề: Nơi người gửi nhập ngắn gọn chủ đề của thư gửi

· Nội dung thư được soạn tại phần trống ở dưới (như hình ảnh trên)

Người gửi có thể thực hiện những chức năng liên quan đến thư gửi bằng cách nhấn vào phím chức năng. Một số năng cơ bản được liệt kê trong bảng sau:

Tên chức năng	Diễn giải
Gửi thư	Gửi thư nhưng không lưu lại bản đã gửi
Gửi thư và lưu thư	Gửi thư có lưu lại bản đã gửi
Lưu nháp	Lưu lại dưới dạng thư nháp, thư này được chuyển vào thư mục <Thư nháp> để chỉnh sửa lại về sau
Tùy chọn gửi	Nhấn chuột vào nút này sẽ hiển thị một danh sách về các tùy chọn gửi
	Nhấn chuột vào nút này sẽ hiển thị danh sách các tùy chọn thiết lập cờ cho thư sẽ gửi.
	Nhấn chuột vào nút này sẽ hiển thị cửa sổ cho phép thao tác để chọn tệp đính kèm thư.
Hiển thị	Nhấn chuột vào nút này sẽ hiển thị danh sách các danh mục sẽ hiển thị các tùy chọn trên cửa sổ:

2.2.3 Thiết lập một số thông số cho thư gửi:

· Để thiết lập một số thông số cho thư gửi người dùng nhấp chuột vào nút “Tùy chọn gửi”, màn hình sau xuất hiện cho phép người dùng thiết lập một số thông số theo yêu cầu sử dụng

· Người dùng cũng có thể thiết đặt một số yêu cầu khác chung cho thư điện tử bằng cách nhấp chuột vào nút “Các thiết đặt khác”.

2.2.4 Gửi thư đã soạn:

Người dùng gửi thư bằng cách nhấn vào nút “Gửi thư” nếu chỉ muốn gửi thư mà không muốn lưu thư đã gửi hoặc nhấn vào nút “Gửi thư và lưu thư” nếu muốn gửi thư và lưu thư đã gửi.

2.2.5 Nhận và trả lời thư nhận

Tất cả các thư nhận được sẽ được lưu tại “Thư đến” (nếu không thiết lập luật để lưu thư đến thư mục khác).

· Xem thư

Để xem các thư được gửi tới hòm thư của mình, người nhận nhấn menu “Thư đến”, danh sách thư nhận được được sẽ xuất hiện như màn hình sau:

Để đọc thư người nhận nhấn vào thư cần đọc, chi tiết nội dung thư sẽ hiện ra. Để xem nội dung tếp đính kèm (nếu là tệp có thể đọc, xem nội dung bằng những ứng dụng có sẵn trên máy) người nhận có teher kích hoạt vào tệp đính kèm ở cuối thư.

· Trả lời, chuyển tiếp thư

Người dùng có thể trả lời thư đến khi nhận được một thư mới.

Để tra lời người gửi bằng cách nhấn vào nút ”Trả lời”, để trả lời người gửi và tất cả những người cùng nhận được thư nhấn vào nút ”Trả lời tất cả”. Người nhận cũng có thể chuyển tiếp thứ nhận được đến người thứ 3 bằng cách nhấn nút “Chuyển tiếp” và lựa chọn chế độ chuyển tiếp thư. Người sử dụng cũng có thể thiết đặt chế độ tự động trả lời thư bằng việc nhấn vào nút “Các thiết đặt khác” và thiết lập nội dung, cách thức trả lời tự động.

Một số năng cơ bản đối với trả lời thư được liệt kê trong bảng sau:

Tên tùy chọn	Diễn giải
Trả lời có kèm nội dung thư cũ	Trả lời thư đến bao gồm cả nội dung thư gốc của người gửi và toàn bộ các thư được gửi trước đó.
Trả lời có kèm nội dung thư cũ và đính kèm	Trả lời thư đến bao gồm cả nội dung thư gốc và tệp đính kèm của người gửi.
Trả lời	Gửi thư trả lời chỉ đối với người gửi.

Sau khi nhấn vào nút “Tùy chọn gửi” cửa sổ sau sẽ xuất hiện:

Bảng sau diễn giải về các tùy chọn chế độ đối với thư được gửi:

Tên tùy chọn	Diễn giải
Độ quan trọng	Thiết lập các mức độ quan trọng của thư sẽ được gửi(Người nhận sẽ nhìn thấy một dấu than được đánh dấu trong phần hiển thị nếu nó được thiết lập ở mức cao)
Kết quả gửi	Gửi lại một thư cho bạn nếu thư đã được gửi tới người nhận.
Độ ưu tiên	Thiết lập các mức độ ưu tiên đối với thư được gửi(nếu thiết lập ở mức cao thì thư được gửi ngay lập tức tới địa chỉ người nhận, còn mức thấp thì thư được gửi sau vài giờ)
Mức độ mật	Thiết lập các tùy chọn bảo mật đối với thư được gửi (chọn mã hóa thì thư sẽ được mã hóa trước khi gửi, và khi đến địa chỉ người nhận sẽ có cơ chế giải mã để người được nhận thư có thể đọc)
Xác nhận của người nhận	Khi chọn tùy chọn này, bạn sẽ nhận được thông báo khi người nhận mở thư
Ngăn chặn sao lưu	Ngăn không cho người dùng khác sao chép, trả lời, chuyển tiếp hoặc in thư này.
Lỗi chính tả	Kiểm tra các lỗi chính tả của nội dung thư trước khi gửi (chỉ kiểm tra được khi soạn nội dung thư bằng tiếng Anh)

2.2.6 Thiết lập chế độ tự trả lời khi nhận thư

Để kích hoạt tính năng này của ứng dụng, từ thanh công cụ -> nhấn chuột vào nút

, chọn mục <Tự động trả lời> như sau:

Từ giao diện chính của ứng dụng Thư điện tử, chọn <Các thiết dặt khác> từ thanh công cụ àchọn <Tự động trả lời>

- Màn hình cho phép thiết lập tính năng này như sau:

2.2.7 Sắp xếp thư

· Mục đích

- Để sắp xếp danh sách thư đến theo thứ tự tên của người gửi hoặc theo chủ đề, người sử dụng có thể dùng chức năng này để thực hiện.

· Thao tác

- Trong màn hình hiển thị danh sách thư đến, nhấn chuột vào tiêu đề cột để sắp xếp thứ tự của thư đến, ví dụ:

- Nếu muốn hiển thị danh sách thư đến theo chủ đề, kéo cột Chủ đề rồi thả sang bên trái cột Người gửi như sau:

2.2.8 Hướng dẫn sử dụng sổ địa chỉ

Trên màn hình tạo thư mới, nhấn chuột vào mục “Đến”:

Màn hình sổ địa chỉ sẽ được bật ra như hình:

Directory: Mục này chứa danh sách các sổ địa chỉ. Ta chọn sổ địa chỉ của đơn vị mình để sử dụng. Ví dụ : TUBINHDINH’s Directory

Danh sách địa chỉ: là ô hiển thị danh sách tất cả địa chỉ, sau khi tìm thấy địa chỉ, người dùng nhấn vào nút “To”, “cc” hoặc “bcc” để chuyển địa chỉ đó tới mục tương ứng.

Trong danh sách địa chỉ: khi chọn một địa chỉ , người dùng có thể còn làm các thao tác sau:

Nhấn nút <Detail…>: Mở ra màn hình thông tin chi tiết của địa chỉ đó.

Nhấn nút <Add to Contacts>: Để thêm địa chỉ được chọn vào sổ địa chỉ cá nhân trên máy local.

Nếu nhớ tên người sử dụng cần gửi thư đến, ta có thể gõ vào mục Find names starting with để tìm kiếm. Ví dụ:

Trong danh sách người nhận: Khi người dùng thêm nhầm địa chỉ nào đó thì có thể chọn địa chỉ nhầm và nhấn nút <Remove> để xóa địa chỉ đó khỏi danh sách người nhận, hoặc có thể nhấn nút <Remove All> để xóa tất cả các địa chỉ khỏi danh sách người nhận.

2.2.9 Thoát khỏi ứng dụng

Để đóng ứng dụng thư điện tử nói riêng và các ứng dụng của Lotus notes nói chung bằng cách nhấn chuột vào biểu tượng đóng trên tiêu đề tap ứng dụng.

2.3 Đổi mật khẩu người dùng

· Mục đích:

Khi người sử dụng muốn thay đổi mật khẩu vào ứng dụng vì lý do an toàn và riêng tư.

· Thao tác:

o Sau khi đã đăng nhập vào ứng dụng, nhấn nút <File> trên thanh công cụ àchọn Security à chọn User Security, sẽ xuất hiện màn hình yêu cầu nhập mật khẩu của người sử dụng hiện thời như sau:

o Nếu nhập đúng mật khẩu, màn hình sau sẽ xuất hiện:

o Để đổi mật khẩu, nhấn nút <Change Password>, chương trình yêu cầu người dùng nhập mật khẩu mới tại ô Nhập mật khẩu mới vào các ô <Enter new password> và <Re-enter new password>, nhấn nút <OK> để thay đổi mật khẩu.

o Nếu hay đổi mật khẩu thành công, sẽ có màn hình thông báo như sau

3 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC

3.1 Ứng dụng Tin trong ngày

Tại màn hình làm việc của Notes Client, ta click chuột vào biểu tượng “Bản tin hàng ngày” để chạy ứng dụng.

Giao diện ứng dụng hiện ra như sau:

Khung bên trái màn hình là các điều kiện lọc thông tin, để liệt kê theo các điều kiện cho sẵn, ta click vào các điều kiện, bên phải màn hình sẽ hiện ra các mục tương ứng.

Khi ở điều điều kiện liệt kê Toàn bộ, màn hình bên phải xuất hiện các tin tức theo 3 mục: Tin sáng, Tin chiều và Tin tháng. Ta lựa chọn các bản tin và click vào để xem.

Giao diện xem một bản tin như sau:

Để sửa thông tin, click chuột vào vị trí cần sửa và nhập lại thông tin.

Tại mục nội dung, ta có thể xem, nhập nội dung bằng văn bản hoặc cũng có thể copy tệp văn bản và dán vào đây.

Đối với tệp văn bản đã có, khi click chuột vào biểu tượng tệp, ta thấy xuất hiện giao diện sau:

Open: Mở bằng chương trình đọc tệp mặc định, ví dụ :Word

Edit: Chỉnh sửa tệp

View: Xem văn bản

Save: Lưu lại tệp

Cancel: hủy bỏ thao tác

3.2 Ứng dụng Chương trình công tác

Các thao tác trên ứng dụng chương trình công tác cũng giống như ứng dụng Tin trong ngày. Khi chạy ứng dụng, màn hình xuất hiện như sau:

Để tạo mới một mục, ta click vào nút “Cập nhật mới”

Để xem một mục, ta click vào danh sách hiện ra.

Giao diện nhập mới, xem, sửa thông tin như sau:

Để chỉnh sửa thông tin, ta chỉ cẩn click chuột vào vị trí tương ứng và thay đổi thông tin.

ĐẢNG ỦY ÂN HỮU

Thứ Năm, 17 tháng 10, 2013

CHƯƠNG 1: CÀI ĐẶT LOTUS NOTES CLIENT 8.5

1.1 Tổng quan